ترفندها و حیله‌های مذاکراتی

ترفندها و حیله‌های مذاکراتی

1- روش محدودیت اختیار یا اختیار مشکوک

باید دانست که مذاکره با افراد بدون اختیار کافی، نتیجه مذاکرات را به تباهی می‌کشاند. در ضمن باید دقت کرد که گروه خودی نیز باید با اختیارات مشخص از پیش تعیین شده که کاملا برای افراد توجیه شده باشد در جلسات شرکت جویند.

تشخیص اختیار افراد بعضا به سادگی صورت نمی‌پذیرد. در مذاکرات بین‌المللی، مذاکره‌کنندگان عمدتا برگه‌ای به نام اختیارنامه دارند که محدودیت اختیار طرف را برای مذاکره و توافق به‌طور کامل تشریح می‌کند. ولی در مذاکرات داخلی می‌توان در بعضی موارد از طریق کارت ویزیت و درک سمت طرف، به میزان اختیار وی پی برد. البته این مساله همیشه اتفاق نمی‌افتد؛ چراکه بارها اتفاق افتاده که سمت فرد، مدیریت عامل یک سازمان بوده؛ ولی حرف نهایی را رییس هیات‌مدیره زده است. در ضمن در کارت ویزیت‌ها برخی از سمت‌های ذکر شده نمی‌تواند میزان اختیار موجود در پشت سمت را افشا کند. مثلا مدیر پروژه راه‌اندازی و... این‌گونه سمت‌ها معمولا نشان نمی‌دهند که فرد حرف آخر را می‌زند یا کس دیگری در پشت صحنه وجود دارد.

 راه دیگر برای تشخیص اختیار طرف، سوال کردن از وی است؛ ولی باید دقت کرد سوال نباید به گونه‌ای مطرح شود که به شخصیت وی توهین شود. مثلا می‌توان این جمله را به کار برد: آیا نیاز هست کس دیگری نیز در جلسه حضور داشته باشد یا جمع حاضر می‌تواند توافق نهایی را انجام دهد؟ طبیعی است جملات بسیار زیادی را می‌توان طراحی کرد که در عین درک میزان اختیار طرف، شخصیت فرد را نیز با موضوع مذاکره توام نکرده باشد. اگر فرد مقابل در پاسخ خود دارای اختیار کافی بود، مذاکره را ادامه دهید؛ ولی اگر متوجه شدید اختیار کافی ندارد، یا تقاضای برگزاری جلسه با فرد مختار را مطرح کنید یا در هنگام مذاکره تمامی مطالب مورد نظر خود را مطرح نکنید و خط کف خود را مشخص نکنید.

مشخص کردن خط کف همیشه باعث می‌شود توافق در زیر خط کف مورد قبول ما اتفاق بیفتد. در بسیاری مواقع به‌رغم سوال از طرف برای تشخیص میزان اختیار وی و حصول اطمینان از اینکه فرد دارای اختیار کافی است، در انتهای جلسه طرف مقابل برای برون‌رفت از توافق احتمالی یا خرید زمان بیشتر برای کسب اطلاعات یا تفکر بیشتر در انتهای جلسه، عنوان می‌کند که مثلا باید با روسا یا همکاران خود پیرامون این مطلب مشورت کند یا کسب تکلیف نماید. این تکنیک که خود یکی از حیله‌های مذاکراتی است به نام روش «اختیار مشکوک» نامیده شده است که فرد می‌خواهد با خرید زمان بیشتر، امتیازات بیشتری را در آینده طلب کند یا در برخی مفاد قرارداد، تغییرات یک‌طرفه‌ای را اعمال کند. دو تکنیک برای برخورد با این روش موجود است؛ روش اول تقاضای مذاکره با فرد مافوق یا فرد مورد نظر است، یعنی اصطلاحا رتبه مذاکره را یک درجه بالاتر ببریم.

در اغلب موارد چون فرد صرفا یک بلوف زده است، مجددا به توافق برمی‌گردد؛ ولی در بعضی مواقع ما قادر نیستیم با فرد مافوق ملاقات کنیم و به‌رغم تلاش ما امکان برقراری جلسه در آینده نیز فعلا فراهم نشده است. در چنین مواقعی کار را به‌صورت «توافق مشروط» ادامه می‌دهیم. یعنی به فرد می‌گوییم حالا که شما می‌خواهید با روسای خود پیرامون این مطلب مشورت کنید، ما نیز فرصت را مغتنم شمرده و سعی می‌کنیم با همکاران و مشاوران خود مشورت کنیم. این جمله به آن سبب گفته می‌شود که اگر طرف مقابل بعدا برخی از توافقات انجام شده را تغییر داد، ما هم فرصت تغییر دادن برخی از بندها را به نفع خود ایجاد کرده باشیم. همان طور که گفته شد این روش را «توافق مشروط» می‌نامند.

2. روش پرش از مانع (سالامی)
در این روش فرد تقاضای خود را نه به صورت یکجا، بلکه به صورت برش برش از طرف درخواست می‌کند و پس از دریافت هر جواب مثبت، درخواست بعدی را مطرح می‌کند. این حیله به این منظور انجام می‌شود که امتیازات متوالی و فراوان بدون اینکه حساسیتی را برانگیزد، از طرف دریافت شود. برای مقابله با این روش کافی است پس از هر درخواست، از فرد بخواهیم آیا چیز دیگری برای درخواست دارد یا خیر؟ با این کار موجب می‌شوید که فرد تمام درخواست‌های خود را یکجا مطرح کند و قادر نباشد در مقاطع بعدی چیزی به آن بیفزاید یا از آن بکاهد. پس از جمع‌آوری کردن تمام درخواست‌های طرف، می‌توان با آن به صورت یک بسته یا پکیج برخورد کرد.

3. روش تهاجمی و تهدید
در مواقعی که مورد تهدید یا تهاجم قرار می‌گیرد، موارد زیر را اجرا کنید:
1- تهدید را قبول نکنید. اگر فرد منطقی باشد، تهدید نمی‌کند.
2- تهدید را رد نکنید؛ چون موجب بدتر شدن اوضاع خواهد شد.
3- تهدید مقابل نکنید.
4- با دوستان خود در آن موقع مشورت نکنید.
5- درخواست تعویق مذاکره را نکنید.
انجام دو مورد آخری دال بر ترس و موثر واقع شدن تهدید است.

آنچه باید انجام دهیم، در وهله‌ اول حفظ آرامش و صبر است. باید به این مطلب اعتقاد داشت که انسان پرخاشجو و بی‌نزاکت، همواره بازنده است. پس سعی کنید جو غالب را از بین ببرید تا در عین حالی که برخورد مقابل نکرده‌اید، طرف مقابل نیز حس نکند از تهدیدهای وی ترسیده‌اید.
یکی از روش‌ها این است که مدتی را حرف بزنید، در عین حالی که حرف نزده‌اید تا به مرور زمان کنترل جلسه مجددا در اختیار شما قرار گیرد.
4- در سالن مذاکره روبه‌روی نور، تابلوهای اثرگذار منفی یا در وضعیت پایین‌تر قرار داده می‌شوید
این عملیات برای خسته کردن و در موضع ضعف قرار دادن طرف انجام می‌پذیرد تا بتوان امتیاز زیادی را از وی گرفت. در این گونه مواقع تا وضعیت مذاکره اصلاح نشود به هیچ وجه مذاکره نکنید.
5. قطع مذاکرات
این روش برای ارزیابی میزان علاقه‌ طرف به نتیجه مذاکرات انجام می‌گیرد، به این رو باید در نظر داشت به رغم علاقه زیاد به نتیجه مذاکره، باید از ابراز آن به طرف مقابل خودداری به عمل آورد، چون به طور قطع مورد سوءاستفاده قرار خواهد گرفت.


منبع: کتاب اصول، فنون و هنر مذاکره
نویسندگان: محمدحسین غوثی - پرویز درگی - انتشارات بازاریابی
--

هشت ویژگی که نشان از موفقیت کسب‌وکار شما دارد

هشت ویژگی که نشان از موفقیت کسب‌وکار شما دارد
آیا کسب‌وکار شما موفق است؟
چگونه صاحبان کسب‌وکار‌های کوچک نسبت به ادامه فعالیت‌های خود یا تعطیلی واحد کسب‌وکارشان می‌توانند مطمئن شوند؟
اداره یک کسب وکار کوچک می‌تواند بسیار گیج کننده باشد، بر همین اساس بسیاری از صاحبان کسب وکارهای کوچک در واقع نمی‌دانند که کسب وکار آنها زیان ده است یا خیر، و چه زمانی برای خارج شدن از این کسب‌وکار مناسب است.

مسیر رو به جلو اغلب نا مطمئن است و مدیران اغلب نمی‌دانند با امید به آینده فعالیت خود را ادامه دهند یا از آن خارج شوند؟ در این مقاله به هشت نشانه اشاره می‌کنیم که با دیدن آنها از موفقیت خود مطمئن می‌شوید:
1.در حالی که شما در تعطیلات هستید،شرکت شما پول در می‌آورد:
«پیگه آرنوف فن»، مدیر موفق شرکت «Mavens and Moguls» می‌گوید: من برای تولد چهل سالگی‌ام به همراه خانواده، برای یک ماه به مسافرت رفتم. صادقانه باید بگویم من آن زمان دقیقا نمی‌دانستم که وقتی برمی‌گردم کسب‌وکار من هنوز باقی است یا خیر. وقتی برگشتم متوجه شدم شرکت در غیاب من نه تنها به فعالیت خود ادامه داده است بلکه رونق نیز پیدا کرده بود.
این تجربه به من نشان داد که کسب وکار ما مسیر خود را پیدا کرده است.
2. نام شرکت شما در لیست اولین صفحات موتورهای جست‌وجو باشد.
موتورهای جست‌وجوگر یاهو، گوگل، بینگ و...، از ابزارهای اصلی در عصر دیجیتال هستند که امروزه بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرند. برخی صاحبان کسب‌وکار معتقدند که اگر نام کسب‌وکار آنها در اولین صفحات این مرورگرهای وب قرار گیرد، آنها در کار خود موفق بوده اند و نشان از آن است که شرکت به هدف نهایی خود دست یافته است.
3. زندگی مشتریانتان را تغییر دهید.
بیشتر صاحبان کسب وکار در پی ایجاد تغییراتی در دنیای امروز هستند.آنها تلاش می‌کنند با خلق کالا و ارائه خدمات خود به این هدف دست یابند. اگر بازخوردهای مشتریان شما نیز بیان‌کننده ایجاد تغییرات در زندگی آنها باشد، قطعا لحظه افتخارآفرینی برای شما خواهد بود.
4. مشتریان در پی یافتن شما هستند.
به یاد داشته باشید که مردم در ابتدا شما را نمی‌شناسند و ارتباط آنها با شما درست از زمانی آغاز می‌شود که برای اولین بار به شرکت شما مراجعه می‌کنند. بنابراین برخورد اول شما با مشتری بسیار تاثیرگذار است. علاوه براین در دنیای امروز مردم خرید و سفارشات خود را بیشتر به صورت آنلاین انجام می‌دهند و گاهی هیچ ارتباط نزدیکی با شرکت و کارکنان شما پیدا نمی‌کنند.
بنابراین وقتی سفارشات آنلاین شرکت شما به خوبی پیش می‌رود، نشان می‌دهد که فعالیت‌های شرکت شما در جذب مشتریان بسیار موفق عمل کرده است.
5. شما باید بدانید که تنها نیستید.
شما به عنوان مدیر یک کسب وکار در نهایت باید توجه داشته باشید که سایر رقبا نیز ممکن است شرایطی مانند شما داشته باشند. مثلا در دوران رکود صاحبان کسب‌وکارهای دیگر نیز شرایط و مشکلاتی همانند شما دارند. بنابراین سعی کنید هنگام مواجه با مشکلات ابتدا با بررسی دقیق شرایط، راهکاری مناسب برای آنها بیابید و زود دلسرد نشوید.
6.مشتریان مبلغ شما هستنند.
یکی از نشانه‌های اصلی موفقیت شما، زمانی است که مشتریان مبلغ شما هستنند و کسب وکار شما را به دیگران نیز پیشنهاد می‌دهند. این تبلیغات رایگان می‌توانند به افزایش فروش و درآمد شما کمک کنند و نویددهنده مشتریان جدیدی برای شما باشند.
7. در رسانه‌های خبری قرار بگیرید
وجود مقالات خبری از کسب وکار شما در روزنامه و رسانه می‌تواند معرف خوبی برای کسب‌وکار شما باشد.
این مقالات تاثیر بسزایی در موفقیت شما دارند و طرفداران شما را به صورت چشمگیری افزایش می‌دهند. «سید بونی» مدیر و موسس گالری طلا وجواهر کالیکا می‌گوید: «من در سال 2002 کسب‌وکار خود را تاسیس کردم، ولی فعالیت اصلی ما زمانی آغاز شد که در سال 2004عضو ثابت مجله هفتگی مد شدیم. کسب وکار من از این طریق بسیار توسعه یافت. پس از آن درآمد ماهانه ما به اندازه درآمد کل سال پیش بود.»
8. تجربیات خود را ثبت کنید.
وقتی ناشران و خبرنگاران از شما می‌خواهند تا به عنوان یک مدیر تجربیات خود را بنویسد، تا آنها را منتشر کنند؛ دیگرشما یک مدیر موفق و متخصص در کسب‌وکار خود هستید و این نشان می‌دهد که کسب وکار شما فاکتورهای موفقیت را دارا است و در دنیای تجارت شناخته شده هستید.

منبع : دنیای اقتصاد

دستور العمل مدیریتی از امام عدالت

  نامه ی اسوه ی عدالت به مالک اشتر ...دستور العملی مدیریتی است برای تمام ما که می خواهیم رهرو راهش باشیم ...

دردا که وقتی که خوب ، آنرا می خوانیم فاصله ای عمیق در "عمل" به آن داریم ..

امید آنکه روز به روز بیشتر و عمیق تر در کردارمان بتوان نشانه های واقعی آموختن از آن بزرگوار را بخوبی دید که اگر چنین نباشد ادعا و گفتار بسیار کمکی به ما نخواهد کرد.

(...بپرهیز که در بزرگی فروختن، خدا را هم به جنگ خوانی و در کبریا و عزمت، خود را همانند او دانی که خدا هر سرکشی را خوار میسازد و هر خود بینی را بی مقدار و آن کس را که از رعیت خویش دوست می داری، که اگر داد آنان را ندهی ستمکاری، و آن که بر بندگان خدا ستم کند خدا به جای بندگانش دشمن او خواهد بود، و آن کسی را که خدا دشمن گیرد دلیلی از وی نپذیرد و او  با خدا سر جنگ دارد، تا آنگاه که باز گردد و توبه کند، و هیچ چیز چون ستم کردن، نعمت دادن خدا را دگرگون نمی کند، و کیفر او را نزدیک می آورد، که خدا شنوای دعای ستم دیدگان است و در کمین ستمکاران.

و باید از کارها آن را بیشتر دوست بدارید که نه از حق بگذرد، و نه فرو ماند، و عدالت را فراگیرتر بود و رعیت را دلپذیرتر ، که ناخشنودی همگان خشنودی نزدیکان را بی اثر گرداند، و خشم نزدیکان خشنودی همگان را زیانی نرساند، و هنگام فراخی زندگانی، سنگینی بار نزدیکان بر والی بر همه افراد رعیت بیشتر است، و در روز گرفتاری یاری آنان از همه کمتر، و انصاف را از همه ناخوشتر دارند، و چون درخواست کنند فزونتر از دیگران ستهند و به هنگام عطا سپاس از همه کمتر گزارند.

و چون به آنان ندهند دیر تر از همه عذر پذیرند و در سختی روزگار شکیبایی را از همه کمتر پیشه گیرند، و همانا آنان که دین را پشتیبانند، و موجب انبوهی  مسلمانان، و آماده پیکار با دشمنان، عامه مردمانند. پس باید گرایش تو به آنان بود و میلت به سوی ایشان. و از رایت آن را از خود دورتر داری و با او دشمن باش که عیب مردم را بیشتر جوید که همه مردم را عیب هاست و والی از هر کس سزاوار تر به پوشیدن عیبهاست. پس مبادا آنچه را بر تو نهان است آشکار گردانی و باید آن را که برایت پیداست بپوشانی، و داوری در آنچه از تو نهان است با خدای جهان است پس چندان که توانی زشتی را بپوشان تا آن را که دوست داری بر رعیت پوشیده بماند، خدا بر تو بپوشاند. گره هر کینه را که از مردم داری بگشای و رشته هر دشمنی را پاره نمای . خود را از آنچه برایت آشکار نیستن نا آگاه گیر و شتابان گفته سخن چین را مپذیر، که سخن چین نزد نرد خیانت سازد هرچند خود را همانند خیر خواهان سازد. و بخیل را در رای زنی خود در میاور که تو را از نیکو کاری باز گرداند، و از درویشی می ترساند.

ونه ترسو را تا در کارها سستت نماید، و نه آزمند را تا حرص ستم را برآید، که بخل و ترس و آز سرشت هایی جدا جدا است که فراهم آورنده آن بد گمانی خداست بدترین وزیران تو کسی است که پیش از تو وزیر بد کاران بوده و آن که در گناهان آنان شرکت نموده . پس مبادا چنین کسان محرم تو باشند که آنان یاوران گناه کارانند. و ستمکاران را کمککار و تو جانشنی بهتر از  ایشان خواهی یافت که در رای و گذاردن کار چون آنان بود و گناه کاران و کردارد بد آنان را بر عهده ندارد. و آنان که ستمکاری را در ستم یار نبوده و گناه کاری را در گناهش مددکار  بار اینان بر تو سبکتر است و یاری ایشان بهتر و مهربانی شان بیشتر و دوستی ایشان با جزء تو کمترپس اینان را خاص خلوت خود گیر و در مجلس هایت بپذیر و آن کس را بر دیگرا بپذیر که سخن تلخ حق را به تو بیشتر گوید، و در آنچه کنی یا گویی و خدا آن را ناپسند دارد. کمتر یاری ات کند. و به پارسایان و راستگویان بپیوند، و آنان را چنان بپرور که نکرده ای خاطرات راشاد ننماید ، که ستودن فراوان خود پسندی آرد، و به سرکشی وادارد.

و مبادا نکوکار و بد کردار در دیده ات برابر آیند که آن رغبت نکو کار را در نیکی کم کند و بد کردارد را به بدی وادارد و در باره هر یک ااز آنان، آن را عهده دار باش که او بر عهده خود گرفت و بدان که هیچ چیز گمان والی را به رعیت نیک نیارد چون نیکی که در حق آنان کند و بار شان را سبک دارد و ناخوش نشمردن از ایشان آنچه را که حقی در آن ندارد بر آنان .

پس رفتار تو باید، که خوش گمانی رعیت برایت فراهم آید، که این رنج دراز را از تو می زداید.و به خوش گمانی تو آن کس سزاوارتر که از تو نیکی رسیده و بدگمانی ات بدان بیشتر باید که از تو بدی دیده.

و آیین پسندیده ایی را بر هم مریز که بزرگان این امت  بدان رفتار نموده اند، و مردم بدان وسیلت به هم پیوسته اند، و رعیت با یکدیگر سازش کرده اند، و آیینی را منه که چیزی از سنتها نیک گذشته را زیان رساند تا پاداشی از آن نهنده سنت باشد و گناه شکستن آن بر تو ماند تا با دانشمند فراوان گفتگو کن و با حکیمان  فراوان سخن در میانه در آنچه کار شهرهایت را استوار دارد و نظمی را که پیش از تو بر آن بوده اند برقرار...)


..............................

...........................................................................................................................................................
متن کامل نامه ۵۳ امام علی علیه السلام به مالک اشتر

 اى مالک ، خود را براى جنگ با خدا بسیج مکن که تو را در برابر خشم او توانى نیست و از عفو و بخشایش او هرگز بى‏ نیاز نخواهى بود . هرگاه کسى را بخشودى ، از کرده خود پشیمان مشو و هرگاه کسى را عقوبت نمودى ، از کرده خود شادمان مباش . هرگز به خشمى ، که از آنت امکان رهایى هست ، مشتاب و مگوى که مرا بر شما امیر ساخته‏اند و باید فرمان من اطاعت شود . زیرا ، چنین پندارى سبب فساد دل و سستى دین و نزدیک شدن دگرگونیها در نعمتهاست . هرگاه ، از سلطه و قدرتى که در آن هستى در تو نخوتى یا غرورى پدید آمد به عظمت ملک خداوند بنگر که برتر از توست و بر کارهایى تواناست که تو را بر آنها توانایى نیست . این نگریستن سرکشى تو را تسکین مى ‏دهد و تندى و سرافرازى را فرو مى ‏کاهد و خردى را که از تو گریخته است به تو باز مى‏ گرداند . بپرهیز از اینکه خود را در عظمت با خدا برابر دارى یا در کبریا و جبروت ، خود را به او همانند سازى که خدا هر جبارى را خوار کند و هر خودکامه ‏اى را پست و بیمقدار سازد .

هر چه خدا بر تو فریضه کرده است ، ادا کن و درباره خواص خویشاوندانت و از افراد رعیت ، هرکس را که دوستش مى ‏دارى ، انصاف را رعایت نماى . که اگر نه چنین کنى ، ستم کرده ‏اى و هر که بر بندگان خدا ستم کند ، افزون بر بندگان ، خدا نیز خصم او بود . و خدا با هر که خصومت کند ، حجتش را نادرست سازد و همواره با او در جنگ باشد تا از این کار باز ایستد و توبه کند . هیچ چیز چون ستمکارى ، نعمت خدا را دیگرگون نکند و خشم خدا را برنینگیزد ، زیرا خدا دعاى ستمدیدگان را مى ‏شنود و در کمین ستمکاران است . باید که محبوبترین کارها در نزد تو ، کارهایى باشد که با میانه ‏روى سازگارتر بود و با عدالت دمسازتر و خشنودى رعیت را در پى داشته باشد زیرا خشم توده‏هاى مردم ، خشنودى نزدیکان را زیر پاى بسپرد و حال آنکه ، خشم نزدیکان اگر توده‏ هاى مردم از تو خشنود باشند ، ناچیز گردد .

خواص و نزدیکان کسانى هستند که به هنگام فراخى و آسایش بر دوش والى بارى گران‏ند و چون حادثه ‏اى پیش آید کمتر از هر کس به یاریش برخیزند و خوش ندارند که به انصاف درباره آنان قضاوت شود . اینان همه چیز را به اصرار از والى مى ‏طلبند و اگر عطایى یابند ، کمتر از همه سپاس مى‏ گویند و اگر به آنان ندهند ، دیرتر از دیگران پوزش مى ‏پذیرند . در برابر سختیهاى روزگار ، شکیباییشان بس اندک است . اما ستون دین و انبوهى مسلمانان و ساز و برگ در برابر دشمنان ، عامه مردم هستند ، پس ، باید توجه تو به آنان بیشتر و میل تو به ایشان افزونتر باشد . و باید که دورترین افراد رعیت از تو و دشمنترین آنان در نزد تو ، کسى باشد که بیش از دیگران عیبجوى مردم است . زیرا در مردم عیبهایى است و والى از هر کس دیگر به پوشیدن آنها سزاوارتر است .

از عیبهاى مردم آنچه از نظرت پنهان است ، مخواه که آشکار شود ، زیرا آنچه بر عهده توست ، پاکیزه ساختن چیزهایى است که بر تو آشکار است و خداست که بر آنچه از نظرت پوشیده است ، داورى کند . تا توانى عیبهاى دیگران را بپوشان ، تا خداوند عیبهاى تو را که خواهى از رعیت مستور بماند ، بپوشاند . و از مردم گره هر کینه‏ اى را بگشاى و از دل بیرون کن و رشته هر عداوت را بگسل و خود را از آنچه از تو پوشیده داشته‏اند ، به تغافل زن و گفته سخن چین را تصدیق مکن . زیرا سخن چین ، خیانتکار است ، هر چند ، خود را چون نیکخواهان وانماید .

 با بخیلان رأى مزن که تو را از جود و بخشش باز دارند و نه با حریصان ، زیرا حرص و طمع را در چشم تو مى ‏آرایند که بخل و ترس و آزمندى ، خصلتهایى گوناگون هستند که سوء ظن به خدا همه را دربر دارد . بدترین وزیران تو ، وزیرى است که وزیر بدکاران پیش از تو بوده است و شریک گناهان ایشان . مبادا که اینان همراز و همدم تو شوند ، زیرا یاور گناهکاران و مددکار ستم پیشگان بوده ‏اند . در حالى که ، تو مى ‏توانى بهترین جانشین را برایشان بیابى از کسانى که در رأى و اندیشه و کاردانى همانند ایشان باشند ولى بار گناهى چون بار گناه آنان بر دوش ندارند ، از کسانى که ستمگرى را در ستمش و بزهکارى را در بزهش یارى نکرده باشند . رنج اینان بر تو کمتر است و یاریشان بهتر و مهربانیشان بیشتر و دوستیشان با غیر تو کمتر است . اینان را در خلوت و جلوت به دوستى برگزین . و باید که برگزیده‏ترین وزیران تو کسانى باشند که سخن حق بر زبان آرند ، هر چند ، حق تلخ باشد و در کارهایى که خداوند بر دوستانش نمى ‏پسندد کمتر تو را یارى کنند ، هر چند ، که این سخنان و کارها تو را ناخوش آید .

به پرهیزگاران و راست گویان بپیوند ، سپس ، از آنان بخواه که تو را فراوان نستایند و به باطلى که مرتکب آن نشده ‏اى ، شادمانت ندارند ، زیرا ستایش آمیخته به تملق ، سبب خودپسندى شود و آدمى را به سرکشى وادارد . و نباید که نیکوکار و بدکار در نزد تو برابر باشند ، زیرا این کار سبب شود که نیکوکاران را به نیکوکارى رغبتى نماند ، ولى بدکاران را به بدکارى رغبت بیفزاید . با هر یک چنان رفتار کن که او خود را بدان ملزم ساخته است . و بدان ، بهترین چیزى که حسن ظن والى را نسبت به رعیتش سبب مى ‏شود ، نیکى کردن والى است در حق رعیت و کاستن است از بار رنج آنان و به اکراه وادار نکردنشان به انجام دادن کارهایى که بدان ملزم نیستند . و تو باید در این باره چنان باشى که حسن ظن رعیت براى تو فراهم آید . زیرا حسن ظن آنان ، رنج بسیارى را از تو دور مى ‏سازد . به حسن ظن تو ، کسى سزاوارتر است که در حق او بیشتر احسان کرده باشى و به بدگمانى ، آن سزاوارتر که در حق او بدى کرده باشى .

 سنت نیکویى را که بزرگان این امت به آن عمل کرده ‏اند و رعیت بر آن سنت به نظام آمده و حالش نیکو شده است ، مشکن و سنتى میاور که به سنتهاى نیکوى گذشته زیان رساند ، آنگاه پاداش نیک بهره کسانى شود که آن سنتهاى نیکو نهاده ‏اند و گناه بر تو ماند که آنها را شکسته ‏اى . تا کار کشورت به سامان آید و نظامهاى نیکویى ، که پیش از تو مردم برپاى داشته بودند برقرار بماند .

با دانشمندان و حکیمان ، فراوان ، گفتگو کن در تثبیت آنچه امور بلاد تو را به صلاح مى ‏آورد و آن نظم و آیین که مردم پیش از تو بر پاى داشته ‏اند . بدان ، که رعیت را صنفهایى است که کارشان جز به یکدیگر اصلاح نشود و از یکدیگر بى ‏نیاز نباشند . صنفى از ایشان لشکرهاى خدایند و صنفى ، دبیران خاص یا عام و صنفى قاضیان عدالت گسترند و صنفى ، کارگزاران‏اند که باید در کار خود انصاف و مدارا را به کار دارند و صنفى جزیه دهندگان و خراجگزارانند ، چه ذمى و چه مسلمان و صنفى بازرگانان‏اند و صنعتگران و صنفى فرودین که حاجتمندان و مستمندان باشند . هر یک را خداوند سهمى معین کرده و میزان آن را در کتاب خود و سنت پیامبرش ( صلى الله علیه و آله ) بیان فرموده و دستورى داده که در نزد ما نگهدارى مى‏شود .

اما لشکرها ، به فرمان خدا دژهاى استوار رعیت‏ند و زینت والیان . دین به آنها عزّت یابد و راهها به آنها امن گردد و کار رعیت جز به آنها استقامت نپذیرد . و کار لشکر سامان نیابد ، جز به خراجى که خداوند براى ایشان مقرر داشته تا در جهاد با دشمنانشان نیرو گیرند و به آن در به سامان آوردن کارهاى خویش اعتماد کنند و نیازهایشان را برآورد . این دو صنف ، برپاى نمانند مگر به صنف سوم که قاضیان و کارگزاران و دبیران‏اند ، اینان عقدها و معاهده ‏ها را مى ‏بندند و منافع حکومت را گرد مى ‏آورند و در هر کار ، چه خصوصى و چه عمومى ، به آنها متکى توان بود . و اینها که برشمردم ، استوار نمانند مگر به بازرگانان و صنعتگران که گردهم مى ‏آیند و تا سودى حاصل کنند ، بازارها را برپاى مى ‏دارند و به کارهایى که دیگران در انجام دادن آنها ناتوان‏اند امور رعیت را سامان مى‏ دهند . آنگاه ، صنف فرودین ، یعنى نیازمندان و مسکینان‏اند و سزاوار است که والى آنان را به بخشش خود بنوازد و یاریشان کند . در نزد خداوند ، براى هر یک از این اصناف ، گشایشى است .

و هر یک را بر والى حقى است ، آن قدر که حال او نیکو دارد و کارش را به صلاح آورد . و والى از عهده آنچه خدا بر او مقرر داشته ، بر نیاید مگر ، به کوشش و یارى خواستن از خداى و ملزم ساختن خویش به اجراى حق و شکیبایى ورزیدن در کارها ، خواه بر او دشوار آید یا آسان نماید . آنگاه از لشکریان خود آن را که در نظرت نیکخواه‏ترین آنها به خدا و پیامبر او و امام توست ، به کار برگمار . اینان باید پاکدامن‏ترین و شکیباترین افراد سپاه باشند ، دیر خشمناک شوند و چون از آنها پوزش خواهند ، آرامش یابند . به ناتوانان ، مهربان و بر زورمندان ، سختگیر باشند . درشتیشان به ستم بر نینگیرد و نرمیشان برجاى ننشاند . آنگاه به مردم صاحب حسب و خوشنام بپیوند ، از خاندانهاى صالح که سابقه ‏اى نیکو دارند و نیز پیوند خود با سلحشوران و دلیران و سخاوتمندان و جوانمردان استوار نماى ، زیرا اینان مجموعه‏ هاى کرمند و شاخه ‏هاى احسان و خوبى . آنگاه به کارهایشان آنچنان بپرداز که پدر و مادر به کار فرزند خویش مى ‏پردازند .

اگر کارى کرده ‏اى که سبب نیرومندى آنها شده است ، نباید در نظرت بزرگ آید و نیز نباید لطف و احسان تو در حق آنان هر چند خرد باشد ، در نظرت اندک جلوه کند . زیرا لطف و احسان تو سبب مى ‏شود که نصیحت خود از تو دریغ ندارند و به تو حسن ظن یابند . نباید بدین بهانه ، که به کارهاى بزرگ مى‏ پردازى ، از کارهاى کوچکشان غافل مانى ، زیرا الطاف کوچک را جایى است که از آن بهره‏مند مى ‏شوند و توجه به کارهاى بزرگ را هم جایى است که از آن بى ‏نیاز نخواهند بود . باید برگزیده‏ترین سران سپاه تو ، در نزد تو ، کسى باشد که در بخشش به افراد سپاه قصور نورزد و به آنان یارى رساند و از مال خویش چندان بهره‏مندشان سازد که هزینه خود و خانواده‏شان را ، که بر جاى نهاده ‏اند ، کفایت کند ، تا یکدل و یک رأى روى به جهاد دشمن آورند ، زیرا مهربانى تو به آنها دلهایشان را به تو مهربان سازد . و باید که بهترین مایه شادمانى والیان برپاى‏داشتن عدالت در بلاد باشد و پدید آمدن دوستى در میان افراد رعیت .

و این دوستى پدید نیاید ، مگر به سلامت دلهاشان . و نیکخواهیشان درست نبود ، مگر آنگاه که براى کارهاى خود بر گرد والیان خود باشند و بار دولت ایشان را بر دوش خویش سنگین نشمارند و از دیر کشیدن فرمانرواییشان ملول نشوند . پس امیدهایشان را نیک برآور و پیوسته به نیکیشان بستاى و رنجهایى را که تحمل کرده‏ اند ، همواره بر زبان آر ، زیرا یاد کردن از کارهاى نیکشان ، دلیران را برمى‏انگیزد و از کارماندگان را به کار ترغیب مى ‏کند . ان شاء الله . و همواره در نظر دار که هر یک در چه کارى تحمل رنجى کرده ‏اند ، تا رنجى را که یکى تحمل کرده به حساب دیگرى نگذارى و کمتر از رنج و محنتى که تحمل کرده ، پاداشش مده . شرف و بزرگى کسى تو را واندارد که رنج اندکش را بزرگ شمرى و فرودستى کسى تو را واندارد که رنج بزرگش را خرد به حساب آورى . چون کارى بر تو دشوار گردد و شبهه آمیز شود در آن کار به خدا و رسولش رجوع کن . زیرا خداى تعالى به قومى که دوستدار هدایتشان بود ، گفته است : « اى کسانى که ایمان آورده ‏اید از خدا اطاعت کنید و از رسول و الوالامر خویش فرمان برید و چون در امرى اختلاف کردید اگر به خدا و روز قیامت ایمان دارید به خدا و پیامبر رجوع کنید . » رجوع به خدا ، گرفتن محکمات کتاب اوست و رجوع به رسول ، گرفتن سنت جامع اوست ، سنتى که مسلمانان را گرد مى ‏آورد و پراکنده نمى‏ سازد .

و براى داورى در میان مردم ، یکى از افراد رعیت را بگزین که در نزد تو برتر از دیگران بود . از آن کسان ، که کارها بر او دشوار نمى ‏آید و از عهده کار قضا برمى ‏آید . مردى که مدعیان با ستیزه و لجاج ، رأى خود را بر او تحمیل نتوانند کرد و اگر مرتکب خطایى شد ، بر آن اصرار نورزد و چون حقیقت را شناخت در گرایش به آن درنگ ننماید و نفسش به آزمندى متمایل نگردد و به اندک فهم ، بى‏ آنکه به عمق حقیقت رسد ، بسنده نکند . قاضى تو باید ، از هر کس دیگر موارد شبهه را بهتر بشناسد و بیش از همه به دلیل متکى باشد و از مراجعه صاحبان دعوا کمتر از دیگران ملول شود و در کشف حقیقت ، شکیباتر از همه باشد و چون حکم آشکار شد ، قاطع رأى دهد . چرب‏زبانى و ستایش به خودپسندیش نکشاند . از تشویق و ترغیب دیگران به یکى از دو طرف دعوا متمایل نشود . چنین کسان اندک به دست آیند ، پس داورى مردى چون او را نیکو تعهد کن و نیکو نگهدار . و در بذل مال به او ، گشاده دستى به خرج ده تا گرفتاریش برطرف شود و نیازش به مردم نیفتد . و او را در نزد خود چنان منزلتى ده که نزدیکانت درباره او طمع نکنند و در نزد تو از آسیب دیگران در امان ماند .

در این کار ، نیکو نظر کن که این دین در دست بدکاران اسیر است . از روى هوا و هوس در آن عمل مى ‏کنند و آن را وسیله طلب دنیا قرار داده ‏اند . در کار کارگزارانت بنگر و پس از آزمایش به کارشان برگمار ، نه به سبب دوستى با آنها . و بى‏مشورت دیگران به کارشان مگمار ، زیرا به رأى خود کار کردن و از دیگران مشورت نخواستن ، گونه ‏اى از ستم و خیانت است . کارگزاران شایسته را در میان گروهى بجوى که اهل تجربت و حیا هستند و از خاندانهاى صالح ، آنها که در اسلام سابقه ‏اى دیرین دارند . اینان به اخلاق شایسته ‏ترند و آبرویشان محفوظتر است و از طمعکارى بیشتر رویگردان‏اند و در عواقب کارها بیشتر مى ‏نگرند . در ارزاقشان بیفزاى ، زیرا فراوانى ارزاق ، آنان را بر اصلاح خود نیرو دهد و از دست اندازى به مالى که در تصرف دارند ، باز مى‏دارد . و نیز براى آنها حجت است ، اگر فرمانت را مخالفت کنند یا در امانتت خللى پدید آورند .

پس در کارهایشان تفقد کن و کاوش نماى و جاسوسانى از مردم راستگوى و وفادار به خود بر آنان بگمار . زیرا مراقبت نهانى تو در کارهایشان آنان را به رعایت امانت و مدارا در حق رعیت وامى ‏دارد . و بنگر تا یاران کارگزارانت تو را به خیانت نیالایند . هر گاه یکى از ایشان دست به خیانت گشود و اخبار جاسوسان در نزد تو به خیانت او گرد آمد و همه بدان گواهى دادند ، همین خبرها تو را بس بود . باید به سبب خیانتى که کرده تنش را به تنبیه بیازارى و از کارى که کرده است ، بازخواست نمایى . سپس ، خوار و ذلیلش سازى و مهر خیانت بر او زنى و ننک تهمت را بر گردنش آویزى .

در کار خراج نیکو نظر کن ، به گونه‏ اى که به صلاح خراجگزاران باشد . زیرا صلاح کار خراج و خراجگزاران ، صلاح کار دیگران است و دیگران حالشان نیکو نشود ، مگر به نیکوشدن حال خراجگزاران ، زیرا همه مردم روزی خوار خراج و خراجگزاران‏ند . ولى باید بیش از تحصیل خراج در اندیشه زمین باشى ، زیرا خراج حاصل نشود ، مگر به آبادانى زمین و هر که خراج طلبد و زمین را آباد نسازد ، شهرها و مردم را هلاک کرده است و کارش استقامت نیابد ،

مگر اندکى . هرگاه از سنگینى خراج یا آفت محصول یا بریدن آب یا نیامدن باران یا دگرگون شدن زمین ، چون در آب فرو رفتن آن یا بى ‏آبى ، شکایت نزد تو آوردند ، از هزینه و رنجشان بکاه ، آنقدر که امید مى ‏دارى که کارشان را سامان دهد . و کاستن از خراج بر تو گران نیاید ، زیرا اندوخته‏ اى شود براى آبادانى بلاد تو و زیور حکومت تو باشد ، که ستایش آنها را به خود جلب کرده‏اى و سبب شادمانى دل تو گردد ، که عدالت را در میانشان گسترده ‏اى و به افزودن ارزاقشان و به آنچه در نزد ایشان اندوخته‏ اى از آسایش خاطرشان و اعتمادشان به دادگرى خود و مدارا در حق ایشان ، براى خود تکیه‏ گاهى استوار ساخته‏اى . چه بسا کارها پیش آید که اگر رفع مشکل را بر عهده آنها گذارى ، به خوشدلى به انجامش رسانند . زیرا چون بلاد آباد گردد ، هر چه بر عهده مردمش نهى ، انجام دهند که ویرانى زمین را تنگدستى مردم آن سبب شود و مردم زمانى تنگدست گردند که همت والیان ، همه گردآوردن مال بود و به ماندن خود بر سر کار اطمینان نداشته باشند و از آنچه مایه عبرت است ، سود برنگیرند . سپس ، به دبیرانت نظر کن و بهترین آنان را بر کارهاى خود بگمار و نامه ‏هایى را که در آن تدبیرها و اسرار حکومتت آمده است ، از جمع دبیران ، به کسى اختصاص ده که به اخلاق از دیگران شایسته‏تر باشد .

از آن گروه که اکرام تو سرمستش نسازد یا چنان دلیرش نکند که در مخالفت با تو ، بر سر جمع سخن گوید و غفلتش سبب نشود که نامه‏ هاى عاملانت را به تو نرساند یا در نوشتن پاسخ درست تو به آنها درنگ روا دارد ، یا در آنچه براى تو مى ‏ستاند یا از سوى تو مى ‏دهد ، سهل ‏انگارى کند ، یا پیمانى را که به سود تو بسته ، سست گرداند و از فسخ پیمانى که به زیان توست ، ناتوان باشد . دبیر باید به پایگاه و مقام خویش در کارها آگاه باشد زیرا کسى که مقدار خویش را نداند ، به طریق اولى ، مقدار دیگران را نتواند شناخت .

مباد که در گزینش آنها بر فراست و اعتماد و حسن ظن خود تکیه کنى . زیرا مردان با ظاهر آرایى و نیکو خدمتى ، خویشتن را در چشم والیان عزیز گردانند . ولى ، در پس این ظاهر آراسته و خدمت نیکو ، نه نشانى از نیکخواهى است و نه امانت . دبیرانت را به کارهایى که براى حکام پیش از تو بر عهده داشته ‏اند ، بیازماى و از آن میان ، بهترین آنها را که در میان مردم اثرى نیکوتر نهاده‏ اند و به امانت چهره‏اى شناخته‏اند ، اختیار کن . که اگر چنین کنى این کار دلیل نیکخواهى تو براى خداوند است و هم به آن کس که کار خود را بر عهده تو نهاده . بر سر هر کارى از کارهاى خود از میان ایشان ، رئیسى برگمار . کسى که بزرگى کار مقهورش نسازد و بسیارى آنها سبب پراکندگى خاطرش نشود . اگر در دبیران تو عیبى یافته شود و تو از آن غفلت کرده باشى ، تو را به آن بازخواست کنند .

 اینک سفارش مرا در حق بازرگانان و پیشه‏وران بپذیر و درباره آنها به کارگزارانت نیکو سفارش کن . خواه آنها که بر یک جاى مقیم‏اند و خواه آنها که با سرمایه خویش این سو و آن سو سفر کنند و با دسترنج خود زندگى نمایند . زیرا این گروه ، خود مایه‏ هاى منافع‏اند و اسباب رفاه و آسودگى و به دست آورندگان آن از راههاى دشوار و دور و خشکى و دریا و دشتها و کوهساران و جایهایى که مردم در آن جایها گرد نیایند و جرئت رفتن به آن جایها ننمایند . اینان مردمى مسالمت‏ جویند که نه از فتنه ‏گریهایشان بیمى است و نه از شر و فسادشان وحشتى . در کارشان نظر کن ، خواه در حضرت تو باشند یا در شهرهاى تو . با اینهمه بدان که بسیارى از ایشان را روشى ناشایسته است و حریص‏اند و بخیل . احتکار مى ‏کنند و به میل خود براى کالاى خود بها مى‏ گذارند ، با این کار به مردم زیان مى‏رسانند و براى والیان هم مایه ننگ و عیب هستند .

پس از احتکار منع کن که رسول الله ( صلى الله علیه و آله ) از آن منع کرده است و باید خرید و فروش به آسانى صورت گیرد و بر موازین عدل ، به گونه‏اى که در بها ، نه فروشنده زیان بیند و نه بر خریدار اجحاف شود . پس از آنکه احتکار را ممنوع داشتى ، اگر کسى باز هم دست به احتکار کالا زد ، کیفرش ده و عقوبتش کن تا سبب عبرت دیگران گردد ولى کار به اسراف نکشد .

خدا را ، خدا را ، در باب طبقه فرودین : کسانى که بیچارگان‏اند از مساکین و نیازمندان و بینوایان و زمینگیران . در این طبقه ، مردمى هستند سائل و مردمى هستند ، که در عین نیاز روى سؤال ندارند . خداوند حقى براى ایشان مقرر داشته و از تو خواسته است که آن را رعایت کنى ، پس ، در نگهداشت آن بکوش . براى اینان در بیت المال خود حقى مقرر دار و نیز بخشى از غلات اراضى خالصه اسلام را ، در هر شهرى ، به آنان اختصاص ده . زیرا براى دورترینشان همان حقى است که نزدیکترینشان از آن برخوردارند . و از تو خواسته ‏اند که حق همه را ، اعم از دور و نزدیک ، نیکو رعایت کنى . سرمستى و غرور ، تو را از ایشان غافل نسازد ، زیرا این بهانه که کارهاى خرد را به سبب پرداختن به کارهاى مهم و بزرگ از دست هشتن ، هرگز پذیرفته نخواهد شد .

پس همت خود را از پرداختن به نیازهایشان دریغ مدار و به تکبر بر آنان چهره دژم منماى و کارهاى کسانى را که به تو دست نتوانند یافت ، خود ، تفقد و بازجست نماى . اینان مردمى هستند که در نظر دیگران بیمقدارند و مورد تحقیر رجال حکومت . کسانى از امینان خود را که خداى ترس و فروتن باشند ، براى نگریستن در کارهایشان برگمار تا نیازهایشان را به تو گزارش کنند . با مردم چنان باش ، که در روز حساب که خدا را دیدار مى ‏کنى ، عذرت پذیرفته آید که گروه ناتوانان و بینوایان به عدالت تو نیازمندتر از دیگرانند و چنان باش که براى یک یک آنان در پیشگاه خداوندى ، در اداى حق ایشان ، عذرى توانى داشت .

تیمار دار یتیمان باش و غمخوار پیران از کار افتاده که بیچاره ‏اند و دست سؤال پیش کس دراز نکنند و این کار بر والیان دشوار و گران است و هرگونه حقى دشوار و گران آید . و گاه باشد که خداوند این دشواریها را براى کسانى که خواستار عاقبت نیک هستند ، آسان مى ‏سازد . آنان خود را به شکیبایى وامى ‏دارند و به وعده راست خداوند ، درباره خود اطمینان دارند . براى کسانى که به تو نیاز دارند ، زمانى معین کن که در آن فارغ از هر کارى به آنان پردازى . براى دیدار با ایشان به مجلس عام بنشین ، مجلسى که همگان در آن حاضر توانند شد و ، براى خدایى که آفریدگار توست ، در برابرشان فروتنى نمایى و بفرماى تا سپاهیان و یاران و نگهبانان و پاسپانان به یک سو شوند ، تا سخنگویشان بى‏ هراس و بى‏لکنت زبان سخن خویش بگوید . که من از رسول الله ( صلى الله علیه و آله ) بارها شنیدم که مى ‏گفت : پاک و آراسته نیست امتى که در آن امت ، زیردست نتواند بدون لکنت زبان حق خود را از قوى دست بستاند . پس تحمل نماى ، درشتگویى یا عجز آنها را در سخن گفتن . و تنگ حوصلگى و خودپسندى را از خود دور ساز تا خداوند درهاى رحمتش را به روى تو بگشاید و ثواب طاعتش را به تو عنایت فرماید .

 اگر چیزى مى ‏بخشى ، چنان بخش که گویى تو را گوارا افتاده است و اگر منع مى ‏کنى ، باید که منع تو با مهربانى و پوزشخواهى همراه بود . سپس کارهایى است که باید خود به انجام دادنشان پردازى . از آن جمله ، پاسخ دادن است به کارگزاران در جایى که دبیرانت درمانده شوند . دیگر برآوردن نیازهاى مردم است در روزى که بر تو عرضه مى ‏شوند ، ولى دستیارانت در اداى آنها درنگ و گرانى مى‏کنند . کار هر روز را در همان روز به انجام رسان ، زیرا هر روز را کارى است خاص خود .

بهترین وقتها و بیشترین ساعات عمرت را براى آنچه میان تو و خداست ، قرار ده اگر چه در همه وقتها ، کار تو براى خداست ، هرگاه نیتت صادق باشد و رعیت را در آن آسایش رسد . باید در اقامه فرایضى ، که خاص خداوند است ، نیت خویش خالص گردانى و در اوقاتى باشد که بدان اختصاص دارد . پس در بخشى از شبانه‏ روز ، تن خود را در طاعت خداى بگمار و اعمالى را که سبب نزدیکى تو به خداى مى ‏شود به انجام رسان و بکوش تا اعمالت بى ‏هیچ عیب و نقصى گزارده آید ، هر چند ، سبب فرسودن جسم تو گردد . چون با مردم نماز مى ‏گزارى ، چنان مکن که آنان را رنجیده سازى یا نمازت را ضایع گردانى ، زیرا برخى از نمازگزاران بیمارند و برخى نیازمند .

از رسول الله ( صلى الله علیه و آله ) هنگامى که مرا به یمن مى ‏فرستاد ، پرسیدم که چگونه با مردم نمازگزارم ؟ فرمود : به قدر توان ناتوانترین آنها و بر مؤمنان مهربان باش . به هر حال ، روى پوشیدنت از مردم به دراز نکشد ، زیرا روى پوشیدن والیان از رعیت خود ، گونه ‏اى نامهربانى است به آنها و سبب مى ‏شود که از امور ملک آگاهى اندکى داشته باشند . اگر والى از مردم رخ بپوشد ، چگونه تواند از شوربختیها و رنجهاى آنان آگاه شود . آن وقت ، بسا بزرگا ، که در نظر مردم خرد آید و بسا خردا ، که بزرگ جلوه کند و زیبا ، زشت و زشت ، زیبا نماید و حق و باطل به هم بیامیزند . زیرا والى انسان است و نمى ‏تواند به کارهاى مردم که از نظر او پنهان مانده ، آگاه گردد . و حق را هم نشانه‏ هایى نیست که به آنها انواع راست از دروغ شناخته شود . و تو یکى از این دو تن هستى : یا مردى هستى در اجراى حق گشاده‏ دست و سخاوتمند ، پس چرا باید روى پنهان دارى و از اداى حق واجبى که بر عهده توست دریغ فرمایى و در کار نیکى ، که باید به انجام رسانى ، درنگ روا دارى . یا مردى هستى که هیچ خواهشى را و نیازى را برنمى‏آورى ، در این حال ، مردم ، دیگر از تو چیزى نخواهند و از یارى تو نومید شوند ، با اینکه نیازمندیهاى مردم براى تو رنجى پدید نیاورد ، زیرا آنچه از تو مى‏ خواهند یا شکایت از ستمى است یا درخواست عدالت در معاملتى . و بدان ، که والى را خویشاوندان و نزدیکان است و در ایشان خوى برترى‏جویى و گردنکشى است و در معاملت با مردم رعایت انصاف نکنند .

ریشه ایشان را با قطع موجبات آن صفات قطع کن . به هیچیک از اطرافیان و خویشاوندانت زمینى را به اقطاع مده ، مبادا به سبب نزدیکى به تو ، پیمانى بندند که صاحبان زمینهاى مجاورشان را در سهمى که از آب دارند یا کارى که باید به اشتراک انجام دهند ، زیان برسانند و بخواهند بار زحمت خود بر دوش آنان نهند . پس لذت و گوارایى ، نصیب ایشان شود و ننگ آن در دنیا و آخرت بهره تو گردد . اجراى حق را درباره هر که باشد ، چه خویشاوند و چه بیگانه ، لازم بدار و در این کار شکیبایى به خرج ده که خداوند پاداش شکیبایى تو را خواهد داد . هر چند ، در اجراى عدالت ، خویشاوندان و نزدیکان تو را زیان رسد . پس چشم به عاقبت دار ، هر چند ، تحمل آن بر تو سنگین آید که عاقبتى نیک و پسندیده است . اگر رعیت بر تو به ستمگرى گمان برد ، عذر خود را به آشکارا با آنان در میانه نه و با این کار از بدگمانیشان بکاه ، که چون چنین کنى ، خود را به عدالت پروده ‏اى و با رعیت مدارا نموده‏ اى . عذرى که مى‏آورى سبب مى‏شود که تو به مقصود خود رسى و آنان نیز به حق راه یابند .

اگر دشمنت تو را به صلح فراخواند ، از آن روى برمتاب که خشنودى خداى در آن نهفته است . صلح سبب بر آسودن سپاهیانت شود و تو را از غم و رنج برده اند و کشورت را امنیت بخشد . ولى ، پس از پیمان صلح ، از دشمن برحذر باش و نیک برحذر باش . زیرا دشمن ، چه بسا نزدیکى کند تا تو را به غفلت فرو گیرد . پس دوراندیشى را از دست منه و حسن ظن را به یک سو نه و اگر میان خود و دشمنت پیمان دوستى بستى و امانش دادى به عهد خویش وفا کن و امانى را که داده‏اى ، نیک ، رعایت نماى .

در برابر پیمانى که بسته‏اى و امانى که داده ‏اى خود را سپر ساز ، زیرا هیچ یک از واجبات خداوندى که مردم با وجود اختلاف در آرا و عقاید ، در آن همداستان و هم رأى هستند ، بزرگتر از وفاى به عهد و پیمان نیست . حتى مشرکان هم وفاى به عهد را در میان خود لازم مى ‏شمردند ، زیرا عواقب ناگوار غدر و پیمان شکنى را دریافته بودند . پس در آنچه بر عهده گرفته‏ اى ، خیانت مکن و پیمانت را مشکن و خصمت را به پیمان مفریب . زیرا تنها نادانان شقى در برابر خداى تعالى ، دلیرى کنند .

خداوند پیمان و زینهار خود را به سبب رحمت و محبتى ، که بر بندگان خود دارد ، امان قرار داده و آن را چون حریمى ساخته که در سایه ‏سار استوار آن زندگى کنند و به جوار آن پناه آورند . پس نه خیانت را جایى براى خودنمایى است و نه فریب را و نه حیله‏گرى را . پیمانى مبند که در آن تأویل را راه تواند بود و پس از بستن و استوار کردن پیمان براى بر هم زدنش به عبارتهاى دو پهلو که در آنها ایهامى باشد ، تکیه منماى . و مبادا که سختى اجراى پیمانى که بر گردن گرفته‏اى و باید عهد خدا را در آن رعایت کنى ، تو را به شکستن و فسخ آن وادارد ، بى ‏آنکه در آن حقى داشته باشى . زیرا پایدارى تو در برابر کار دشوارى که امید به گشایش آن بسته ‏اى و عاقبت خوشش را چشم مى ‏دارى ، از غدرى که از سرانجامش بیمناک هستى بسى بهتر است .

و نیز به از آن است که خداوندت بازخواست کند و راه طلب بخشایش در دنیا و آخرت بر تو بسته شود . بپرهیز از خونها و خونریزیهاى بناحق . زیرا هیچ چیز ، بیش از خونریزى بناحق ، موجب کیفر خداوند نشود و بازخواستش را سبب نگردد و نعمتش را به زوال نکشد و رشته عمر را نبرد . خداوند سبحان ، چون در روز حساب به داورى در میان مردم پردازد ، نخستین داورى او درباره خونهایى است که مردم از یکدیگر ریخته‏ اند . پس مباد که حکومت خود را با ریختن خون حرام تقویت کنى ، زیرا ریختن چنان خونى نه تنها حکومت را ناتوان و سست سازد ، بلکه آن را از میان برمى ‏دارد یا به دیگران مى ‏سپارد . اگر مرتکب قتل عمدى شوى ، نه در برابر خدا معذورى ، نه در برابر من ، زیرا قتل عمد موجب قصاص مى‏شود . اگر به خطایى دچار گشتى و کسى را کشتى یا تازیانه‏ ات ، یا شمشیرت ، یا دستت در عقوبت از حد درگذرانید یا به مشت زدن و یا بالاتر از آن ، به ناخواسته ، مرتکب قتلى شدى ، نباید گردنکشى و غرور قدرت تو مانع آید که خونبهاى مقتول را به خانواده ‏اش بپردازى . از خودپسندى و از اعتماد به آنچه موجب اعجابت شده و نیز از دلبستگى به ستایش و چرب‏زبانیهاى دیگران ، پرهیز کن ، زیرا یکى از بهترین فرصتهاى شیطان است براى تاختن تا کردارهاى نیکوى نیکوکاران را نابود سازد . زنهار از اینکه به احسان خود بر رعیت منت گذارى یا آنچه براى آنها کرده‏ اى ، بزرگش شمارى یا وعده دهى و خلاف آن کنى .

زیرا منت نهادن احسان را باطل کند و بزرگ شمردن کار ، نور حق را خاموش گرداند و خلف وعده ، سبب برانگیختن خشم خدا و مردم شود . خداى تعالى فرماید : خداوند سخت به خشم مى‏آید که چیزى بگویید و به جاى نیاورید .  از شتاب کردن در کارها پیش از رسیدن زمان آنها بپرهیز و نیز ، از سستى در انجام دادن کارى که زمان آن فرا رسیده است و از لجاج و اصرار در کارى که سررشته‏ اش ناپیدا بود و از سستى کردن در کارها ، هنگامى که راه رسیدن به هدف باز و روشن است ، حذر نماى . پس هر چیز را به جاى خود بنه و هر کار را به هنگامش به انجام رسان . و بپرهیز از اینکه به خود اختصاص دهى ، چیزى را که همگان را در آن حقى است یا خود را به نادانى زنى در آنچه توجه تو به آن ضرورى است و همه از آن آگاه ‏اند . زیرا بزودى آن را از تو مى ‏ستانند و به دیگرى مى ‏دهند . زودا که حجاب از برابر دیدگانت برداشته خواهد شد و بینى که داد مظلومان را از تو مى ‏ستانند . به هنگام خشم خویشتندار باش و از شدت تندى و تیزى خود بکاه و دست به روى کس بر مدار و سخن زشت بر زبان میاور و از اینهمه ، خود را در امان دار باز ایستادن از دشنام گویى و به تأخیرافکندن قهر خصم ، تا خشمت فرو نشیند و زمام اختیارت به دستت آید . و تو بر خود مسلط نشوى مگر آنگاه که بیشتر همّت یاد بازگشت به سوى پروردگارت شود .

 بر تو واجب آمد که همواره به یاد داشته باشى ، آنچه که بر والیان پیش از تو رفته است ، از حکومت عادلانه‏اى که داشته ‏اند یا سنت نیکویى که نهاده ‏اند یا چیزى از پیامبر ، ( صلى الله علیه و آله ) که آورده ‏اند یا فریضه‏اى که در کتاب خداست و آن را برپاى داشته ‏اند . پس اقتدا کنى به آنچه ما بدان عمل مى ‏کرده ‏ایم و بکوشى تا از هر چه در این عهدنامه بر عهده تو نهاده‏ ام و حجت خود در آن بر تو استوار کرده ‏ام ، پیروى کنى ، تا هنگامى که نفست به هوا و هوس شتاب آرد ، بهانه ‏اى نداشته باشى . و جز خداى کس نیست که از بدى نگهدارد و به نیکى توفیق دهد . از وصایا و عهود رسول الله ( صلى الله علیه و آله ) با من ترغیب به نماز بود و دادن زکات و مهربانى با غلامانتان . و من این عهدنامه را که براى تو نوشته‏ام به وصیت او پایان مى ‏دهم و لا حول و لا قوة الا بالله العلى العظیم .

 و از این عهد نامه [ که پایان آن است ] از خداى مى ‏طلبم که به رحمت واسعه خود و قدرت عظیمش در برآوردن هر مطلوبى مرا و تو را توفیق دهد به چیزى که خشنودیش در آن است ، از داشتن عذرى آشکار در برابر او و آفریدگانش و آوازه نیک در میان بندگانش و نشانه‏ هاى نیک در بلادش و کمال نعمت او و فراوانى کرمش . و اینکه کار من و تو را به سعادت و شهادت به پایان رساند ، به آنچه در نزد اوست مشتاقیم و السلام على رسول الله صلى الله علیه و آله الطیبین .

هفت سوالی که هر مدیرعاملی باید از مدیر آی‌.تی خود بپرسد

هفت سوالی که هر مدیرعاملی باید از مدیر آی‌.تی خود بپرسد

پرسش‌هایی که در اینجا مطرح می‌شود با این هدف است که به آغاز یک گفتگوی استراتژیک موثرتر و سازنده‌تر بین شما و مدیر آی‌تی سازمانتان کمک کند. پاسخ‌های ارائه شده بحث‌هایی فنی نیست بلکه در آنها بر مسائل کسب و کار تمرکز شده است.

هر چه سیر گفتگویتان فنی‌تر شود، نشانگر شکاف بیشتر بین فعالیت‌های واحد آی‌تی و کسب وکارتان است و احتمالا هزینه‌ها و ریسک‌های بیشتری نیز برایتان دربرخواهد داشت. پاسخ‌هایی که برای این پرسش‌ها می‌گیرید بسیار روشنگر بوده و می‌تواند به ایجاد اعتماد، یافتن نقاط تمرکز درست و مدیریت موثر کسب و کارتان کمک کند.

1. شرکت ما با چه مسائل امنیتی مواجه است؟

نکته اصلی: پیشگیری از غافلگیر شدن

اینطور مطرح کردن پرسش مربوط به مسائل امنیتی، شما را به قلب مهم‌ترین و کلیدی‌ترین مسائل کوچک یا بزرگی که ممکن است با آن روبرو باشید می‌رساند. هر شرکتی با مسائل و مشکلاتی امنیتی مواجه است و شما باید پاسخی صریح و روشن به این پرسش دریافت کنید.
هدف ما در اینجا پیشگیری از غافلگیری است. مهم ترین مساله درباره امنیت سیستم‌ها و داده‌ها مدیریت ریسک است؛ یعنی تشخیص، ارزیابی، اولویت بندی، مدیریت فعالانه و برطرف کردن ریسک‌هایی که کسب و کارتان با آن مواجه است.

2. واحد آی‌تی چطور اثربخشی سرمایه گذاری‌های آی‌تی سازمان را تضمین می‌کند؟

نکته اصلی: اثربخشی و کارایی واحد آی‌تی

این پرسش برای بررسی کلیدی‌ترین اهداف و دلایل وجودی واحد آی‌تی در سازمان است. آی‌تی باید سودآوری بیش از آنچه که برای آن سرمایه‌گذاری شده داشته باشد. اگر پاسخ مدیر آی‌تی به پرسش شما چیزی شبیه این باشد که در حال توسعه سیستم‌های voIP هستیم یا به هر فناوری یا راهکار موردی دیگری اشاره شود، نشانگر این است که احتمالا مدیر آی‌تی بیش از حد بر مسائل فنی متمرکز شده و هدف اصلی واحد آی‌تی را از یاد برده است.
پاسخ به این پرسش باید با چنین رویکردهایی باشد: «ما فرایندهایی را طراحی کرده‌ایم تا به طور مداوم هماهنگی و همگامی‌مان با خط سیر کسب وکار را تضمین کند و به ما اطمینان دهد که در راه توسعهٔ کارآمدترین نوآوری‌ها برای تجارت شرکت کار می‌کنیم. در بخش‌های داخلی واحد به دنبال راه‌هایی هستیم تا هزینه‌ها را کاهش داده و کارآیی خود را افزایش داده و کمک کنیم که بودجه و نیروی انسانی شرکت صرف فعالیت‌هایی راهبردی در جهت سودآوری بیشتر شرکت شود.»

3. واحد آی‌تی چطور به بهبود عملکرد، رشد و نوآوری بیشتر کسب وکار کمک می‌کند؟

نکته اصلی: هماهنگی آی‌تی و کسب وکار نیازی واقعی و بسیار مهم است.

پاسخ به این پرسش هم تا حدی شبیه سوال دوم است اما در سطحی عمیق‌تر. بسیاری از واحدهای آی‌تی سازمان‌ها به این هماهنگی و همگامی تاکتیکی می‌رسند اما برخی نیز به بخشی پرهزینه و کم فایده تبدیل می‌شوند که نه تنها به کار اهداف استراتژیک سازمان نمی‌آیند بلکه در رفع نیازهای روزمره سازمان نیز ناکارآمد عمل می‌کنند.
همگامی آی‌تی و کسب وکار به این معناست که واحد آی‌تی تلاش کند بیشترین ارزش آفرینی را برای کسب و کار داشته باشد و تلاش‌هایش همواره در جهت اهداف استراتژیک سازمان باشد. اگر این هماهنگی به درستی اتفاق بیفتند تاثیراتی آشکار خواهد داشت و فرصت‌هایی نوآورانه برای سازمان به ارمغان می ‌آورد.
پس پاسخ مناسب برای این پرسش این است که واحد آی‌تی با تسهیل ارتباطات، آموزش و همکاری افراد به بهبود عملکرد سازمان و افزایش رشد و نوآوری آن کمک کرده و همگامی تاکتیکی، استراتژیک و نوآورانه با کسب و کار را تضمین می‌کند.

4. لطفا مرا با معماری استراتژیک اپلیکیشن‌های مورد استفاده‌مان آشنا کنید.

نکته اصلی: اطمینان یافتن از اینکه استراتژی اپلیکیشن‌های کنونی و آتی واحد آی‌تی در راستای نیازهای فعلی و آتی کسب وکار است.

نگران نشوید... این یک سوال فنی نیست بلکه پرسشی در حوزهٔ برنامه‌ریزی استراتژیک، همگام سازی، همکاری، حفظ کارآیی سازمان و دسترسی به موقع به اطلاعات حیاتی کسب و کار است.

این سوال را می‌توان اینطور هم مطرح کرد: «ما می دانیم که کسب و کارمان به چه سمتی پیش می‌رود آیا واحد آی‌تی هم این را می داند و برای اینکه کمک به رسیدن به این هدف برنامه ریزی کرده است؟»

اینکه زیرساخت‌های فنی سازمان از جمله اپلیکیشن‌ها، شبکه اطلاعات، داده‌ها و ... پاسخگوی نیازهای کنونی کسب و کار باشد مهم است اما اینکه این زیرساخت‌ها یک قدم از منحنی رشد شرکت جلوتر باشد نیز اهمیتی حیاتی دارد. اگر زیرساخت‌های فنی عقب‌تر از منحنی رشد شرکت باشد، در جایی باید رشد کسب و کار را آهسته‌تر کرد تا زیرساخت‌های لازم فراهم شود و این به ضرر شرکت است.
پس اطمینان یابید که واحد آی‌تی شما به خوبی از زیرساخت‌‌های فنی و ظرفیت‌های مورد نیاز برای رشد سازمان آگاه است و محدودیتی برای رشد، سودآوری و کارایی کسب وکار شما نخواهد بود.

5. اوقات کاری‌تان بیشتر صرف چه اموری می‌شود؟

نکته اصلی: در سطح مدیر آی‌تی، مدیریت کسب و کار آی تی مهم تر از مدیریت فنی است.

پاسخی که مدیر آی‌تی شما به این سوال می‌دهد به شما نشان می‌دهد که چه چیزهایی برای او مهم‌تر است. اگر جوابی که می‌دهد راجع به مساله‌ای فنی یا جنبه‌های فنی یک پروژه‌ باشد کمی نگران کننده است.

مدیر آی‌تی شما باید نیروهایی ماهر و با توانمندی‌های فنی بالا داشته باشد که به این نوع مسائل رسیدگی کنند. قوت یک مدیر آی‌تی خوب با قدرت تیم تحت مدیریت او و اعتمادی که به آنها دارد سنجیده می‌شود. مدیر آی‌تی شما می‌بایست دست کم نیمی از وقت کاری‌اش را به تعامل با مدیران کسب و کار، مشتریان، فروشندگان و شرکا بگذراند تا از نیازها، مشکلات و فرصت‌های موجود مطلع شود.
نصف دیگر وقتش را هم می‌بایست برای فعالیت‌های توسعه ای سازمان از جمله توسعه مدیریت آی‌تی، بهبود توانایی‌های مدیریتی و همگامی واحد آی‌تی با استراتژی‌های کسب و کار صرف کند.

6. چطور می‌توانیم تاخیرها و اشتباهات در پروژه‌های آی‌تی را برطرف کنیم؟

نکته اصلی: دستیابی به موفقیت پایدار و مداوم در پروژه‌ها امکان پذیر است.

فقط دو پاسخ معتبر به این سوال هست. نخست: با افزایش نظم و انضباط در مدیریت پروژه (استفاده از تجربه‌های قبلی و فرایندهای موفق) و با بهبود مهارت‌های مدیریت پروژه. ترکیب این دو باعث می‌‌شود که همواره راهکارهای تجاری مناسب، به‌موقع و در محدودهٔ بودجه تعیین شده ارائه شود.

دومین امکان، توسعهٔ نرم افزارهای چابک برای کسب وکار است. این نرم افزارها، کاربران نهایی را به فرایندهای مهندسی نزدیک‌تر کرده و از اتلاف وقت و نیرو جلوگیری می‌‌کند. به این ترتیب موفقیت مداوم در انجام پروژه‌ها و حذف تاخیرها و اشتباهات امکان پذیر است.

7. برای موفقیت بیشترتان چه انتظاری از مدیران کسب وکار دارید؟

نکته اصلی: روابط بهتر مدیر آی‌تی با مدیران ارشد سازمان باعث اعتمادسازی بیشتر شده و به همگامی استراتژیک آنها کمک می‌کند.

بهترین پاسخ به این سوال صرف وقت بیشتر با مدیران ارشد سازمان برای گفتگو درباره استراتژی‌های کسب و کار است. این کار کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که واحد آی‌تی نقاط تمرکز استراتژیک درستی دارد. اما اگر در این گفتگوها بیش از خط مشی تجاری شرکت، بر مسائل فنی تمرکز شود دور از انتظار نیست که مدیران ارشد نسبت به انجام آن و یا گنجاندن مدیر آی‌تی در جلسات مباحثات استراتژیک بی‌میل شوند.
اگر اعتماد به واحد آی تی کاهش یابد، میزان ارزشی که سازمان برای آن قائل است نیز کمتر می‌شود.

پاسخ دیگری که ممکن است به این سوال داده شود این است: تخصیص بودجهٔ بیشتر.
این پاسخ در صورتی معتبر است که بودجه اختصاص داده شده برای آی تی واقعا نسبت به انتظاراتی که از آن می رود کم باشد. هیچ مدیری حاضر نیست پول بیشتری را روانه واحدی کند که پیش از این نیز بسیار پرخرج بوده بدون اینکه ارزش آفرینی داشته باشد.
این مساله را باید از طریق گفتگو به نتیجه رساند تا دو طرف به درک مشترکی برسند و یا دست کم معیارهایی را برای ارزیابی بودجه کنونی واحد و خروجی‌های مورد انتظار آن تعریف کرده و بر اساس آنها در صورت نیاز درباره تخصیص بودجهٔ بیشتر به نتیجه برسند.

سخن آخر

چه این پرسش‌ها را در یک نشست با مدیر آی‌تی خود به بحث بگذارید و چه در جلسات متعدد، مهم این است که وقت کافی بگذارید و در پاسخ‌هایی که دریافت می‌کنید و مهم‌تر از آن، در نحوهٔ تفکر مدیر آی‌تی خود دقیق شوید. آی‌تی می‌تواند عاملی تاثیرگذار و سازنده برای موفقیت کسب و کار باشد ولی در عین حال اگر به خوبی به کار گرفته نشده و مدیریت نشود می‌تواند به عاملی بازدارنده نیز تبدیل شود.

به یاد داشته باشید که مدیریت آی تی به معنی شناخت و مدیریت امور فنی نیست، بلکه نقش اصلی آن ارزش آفرینی برای کسب و کار است. اطمینان یابید که این اولویت و هدف اصلی مدیر آی‌تی شماست.

در فضای رقابتی امروز اطمینان یافتن از اثربخشی مناسب آی‌تی برای کسب و کار درگرو رهبری کسب و کار از طریق آی‌تی و رهبری آی‌تی با نگاه به کسب و کار است.

منبع: وب‌سایت همکاران سیستم

جلوگیری از انباشتگی رایانامه

جلوگیری از انباشتگی رایانامه

مترجم: رویا مرسلی
منبع: HBR
       شکایت از انباشتگی رایانامه‌ها موضوع تازه‌ای نیست. شاید درباره آن زیاد شنیده باشید یا خودتان گرفتار آن باشید: دریافت صدها رایانامه در روز. نمی‌توان تمام روز را به پاسخگویی به آنها اختصاص داد.

       درعین حال نمی‌توان یک رایانامه خاص را در میان این حجم عظیم نامه‌ها پیدا کرد. برخی شرکت‌ها برای حل این مساله اقدامات موثری برای کمک به کارمندان در مدیریت پیام‌هایی که دریافت می‌کنند انجام می‌دهند. مدیرعامل آتوس که یک شرکت خدمات آی تی فرانسوی است، تصمیم گرفت تا سال 2013 رایانامه‌های داخلی را قطع کند. شرکت فولکس واگن در آلمان موافقت کرد که ارسال رایانامه به برخی کارمندان بعد از ساعت کار متوقف شود. این شرکت‌ها چنین اقدامات ریشه‌ای را اتخاذ کرده‌اند، آیا برای شما نیز وقت آن رسیده است که از انباشتگی مستندات خود جلوگیری کنید؟

افراد خبره چه می‌گویند؟
       این موضوع برای متخصصین بهره وری بسیار مهم است. دیوید آلن، به عنوان یک مشاور و نویسنده می‌گوید: رایانامه، بدون شک یک تهدید برای بهره‌وری است؛ اما در عین حال تاکید می‌کند که این وسیله یک ابزار حیاتی برای کار است. او می‌گوید «من از سال 1983 رایانامه داشتم. بدون رایانامه، زندگی من این‌گونه که اکنون هست نبود.» باب پوزن، به عنوان سخنران ارشد مدیریت بازرگانی در دانشکده بازرگانی ‌هاروارد نیز با این موضوع موافق است. او می‌گوید حتی اگر بخواهید کمتر از رایانامه استفاده کنید نیز خواهید دید که این روزها دسترسی به افراد از طریق تلفن یا رو در رو تقریبا غیرممکن شده است. پوزن و آلن هر دو معتقدند به کارگیری این قوانین فراگیر که توسط شرکت آتوس و فولکس واگن اجرا می‌شوند چندان ضرورتی ندارد. با بررسی ریشه ایجاد این مشکل و دنبال کردن چند قانون خاص که در اینجا شرح خواهیم داد، می‌توانید بر رایانامه‌های خود کنترل داشته باشید و اثرات منفی آن بر بهره‌وری خود را کاهش دهید.

درک کنید که مساله واقعا خود رایانامه نیست
       طبق گفته آلن، انباشته شدن رایانامه نشانگر مساله بزرگ‌تری است: نداشتن روش‌های مشخص و موثر. اگر سازمان شما در فرآیندهای تصمیم‌گیری خود شفاف نباشد و افراد از همکارانشان آنچه انتظار دارند را دریافت نکنند، سامانه را پر از رایانامه و درخواست جلسه می‌کنند. سپس این رایانامه‌های انباشته به درخواست‌های بیشتری از همکاران مستاصل منجر می‌شود که برای پیگیری درخواست خود رایانامه‌های بیشتری ارسال می‌کنند.
      یکی از مشتریان آلن به طور متوسط 3000 تا 4000 رایانامه در صندوق پستی خود داشت. بعد از آنکه بالاخره موفق شد صندوق نامه‌هایش را خالی کند، هم ترافیک رایانامه‌هایش و هم بار جلساتش کمتر شد. وقتی همکارانش دستورات و اطلاعاتی را که لازم داشتند از او دریافت کردند، دیگر لازم نبود که او را با پیگیری‌های مداوم احاطه کنند. آلن می‌گوید: «اگر به رایانامه‌ها به درستی رسیدگی شود، جلسات را کاهش می‌دهند و اگر به جلسات به درستی رسیدگی شود، رایانامه‌ها کاهش می‌یابد.» اگر اکنون برای پاسخ دادن وقت بگذارید، در آینده دو برابر بیشتر در زمان صرفه جویی خواهید کرد.

گردش کار را کنترل کنید
       روش دیگر برای کاهش زمانی که به رایانامه اختصاص می‌دهید بستن راه پیام‌های دریافتی است. روش‌های مختلفی برای این کار وجود دارد از جمله اعلام انصراف از دریافت اخبار یا پیام از فیس بوک یا توییتر. شاید نخواهید همکارانتان یا روسایتان رایانامه‌های زیادی با مضمون «صرفا برای اطلاع» برایتان بفرستند. اگر این طور است، به سادگی به آنها توضیح دهید که فقط می‌خواهید در برخی موضوعات خاص یا تنها وقتی تصمیم نهایی اتخاذ شد در جریان قرار گیرید.
       پوزن می‌گوید می‌توانید حجم رایانامه‌هایی که دریافت می‌کنید را با کاهش رایانامه‌های ارسالی و محدود کردن تعداد افراد کاهش دهید. سعی کنید از عبارات یک کلمه‌ای مثل «متشکرم» استفاده نکنید. از دکمه «پاسخ به همه» تنها زمانی استفاده کنید که واقعا همه باید آنچه را می‌خواهید بگویید بدانند. از رایانامه برای اتخاذ تصمیمات بزرگ یا حل مسائل پیچیده استفاده نکنید، از جمله برای ایجاد تغییر در سیاست سازمان که احتمال دارد به مساله جنجالی در سازمان تبدیل شود. بدانید که چه کارهایی بهتر است رو در رو یا از طریق تلفن انجام شود. با مدل سازی رایانامه به صورت صحیح، می‌توانید اطرافیان خود را تشویق کنید که فقط پیام‌های ضروری و مناسب را برای شما ارسال کنند.

صندوق پستی خود را خالی کنید و آن را مرتب نگه دارید
       هر چقدر هم که صندوق پستی شلوغی داشته باشید، همیشه امکان مرتب کردن آن وجود دارد. احتمالا مطالب زیادی درباره نحوه مدیریت رایانامه‌ها خوانده‌اید، اما این قسمت اجتناب ناپذیر است: اول صندوق‌پستی خود را خالی کنید. اگر صدها پیام در پوشه اصلی خود دارید، پوشه جدیدی تحت نام «صندوق پستی قدیم» درست کنید و پیام‌ها را در آنجا قرار دهید. در این صورت همیشه به آنها دسترسی خواهید داشت، در حالی که برای پیدا کردن یک پیام نیازی نیست که در میان انبوهی از نامه‌ها به دنبال آن باشید.
       وقتی تعداد پیام‌ها به صفر رسید (یا نزدیک به صفر)، متعهد شوید که رایانامه‌های جدید را فورا مرتب کنید. از سه گام زیر استفاده کنید:
1- پاک کردن. نگاهی به صندوق پستی خود بیندازید و هر پیامی را که لازم نیست بخوانید یا نگه دارید پاک کنید: مثل دعوت‌نامه، تبلیغات و غیره. پوزن می‌گوید «باید بتوانید 80 درصد از چنین رایانامه‌هایی را فقط با دیدن موضوع دور بیندازید».
2- پاسخ دهید. اگر می‌توانید به یک رایانامه ظرف چند دقیقه یا کمتر پاسخ دهید، این کار را انجام دهید. پوزن می‌گوید «اگر آن را کنار بگذارید، مجددا باید برای پیدا کردن آن وقت صرف کنید و به خاطر بیاورید چه می‌خواستید بگویید.»
3- بایگانی کنید. برای باقیمانده پیام‌ها، تصمیم بگیرید باید آنها را کجا قرار دهید. آنها را در پوشه قرار دهید یا از نشانه استفاده کنید تا با یک نگاه به آنها درجه اولویت پیام و زمان پاسخگویی را ببینید.

زمان‌های مشخصی از روز را به مرور صندوق پستی خود اختصاص دهید
       اگر این کار را هر پنج دقیقه انجام دهید، در پایان روز خواهید دید که تمام روز را به رایانامه‌ها پرداخته‌اید، اما در این کار بیش از حد نیز تعلل نکنید. چک کردن رایانامه‌ها فقط یک یا دو بار در روز عملی نیست. پوزن می‌گوید «اغلب افراد وقتی رایانامه ای می‌فرستند، انتظار دارند فورا پاسخ دریافت کنند».

مراقب قوانین باشید
       آلن و پوزن هر دو معتقدند اجرای سیاست‌هایی که بر جمع زیادی از کارکنان تاثیر بگذارد و به آنها دیکته کند چگونه و چه وقت رایانامه‌هایشان را چک کنند، نه عاقلانه است و نه احتمال تاثیرگذاری آن وجود دارد. آلن می‌گوید «چرا کارآیی کارمندان خود را با قوانین بی‌معنی کاهش می‌دهید؟» سیاست‌هایی مانند این، گذرا هستند. پوزن می‌گوید «سخت است بتوان قوانین مکانیکی را ایجاد کرد که برای همه کارآیی داشته باشد.»
       البته این به آن معنا نیست که همه قوانین بد هستند. شما می‌توانید برای خودتان و افرادی که با شما در ارتباط هستند دستورالعمل تنظیم کنید. دیگران را تشویق کنید رایانامه‌های خود را فقط به اشخاص مربوطه ارسال کنند. این مساله را که چگونه می‌توانید درباره موضوعات مهم به نتیجه برسید به بحث بگذارید. پوزن می‌گوید «سعی کنید با گروه به توافق برسید که چه موضوعاتی برای ارسال و دریافت توسط رایانامه معنادار هستند.»

فرصتی برای استراحت به خود بدهید
       از آنجا که حضور رایانامه در زندگی ما بسیار پررنگ است، جدا شدن از همه ابزارهای الکترونیکی برای مدتی کوتاه می‌تواند حس متفاوتی ایجاد کند. برخی از افراد زمانی را که در تعطیلات می‌گذرانند چنین می‌کنند. برخی دیگر نیز یک «جمعه فارغ از رایانامه» برای خود در نظر می‌گیرند. آلن می‌گوید «هر چند وقت، رها کردن خود از تعاملات فشرده روزمره ایده بسیار خوبی است تا به خود ثابت کنید که ناامیدانه وابسته به زندگی دیجیتال نیستید و کمی هوای تازه دریافت کنید.»
       البته این راهبرد در مورد همه صادق نیست: آلن می‌گوید «اگر همیشه نگران آنچه ممکن است از دست بدهید هستید، بهتر است تا می‌توانید وقت صرف کنید تا به آنچه می‌خواهید برسید.»
اصولی که باید به خاطر داشت:
• صریح و واضح به افرادی که نیاز به توجه یا اطلاعات شما دارند پاسخ بدهید. این کار، حجم رایانامه‌های دریافتی را کم می‌کند.
• اگر نمی‌توانید فورا پاسخ دهید، رایانامه‌ها را برای اقدام بعدی بایگانی کنید.
• یک روز به سراغ رایانامه نروید تا به خود استراحت داده باشید.
آنچه نباید انجام شود:
• فکر نکنید که مشکل از رایانامه است. یک صندوق پستی پر شده احتمالا معنایش این است که شما اولویت‌بندی صحیح نداشته‌اید.
• رایانامه‌های یک کلمه‌ای نفرستید و پاسخ رایانامه‌ها را برای همه ارسال نکنید. هر چه بیشتر رایانامه بفرستید، بیشتر دریافت می‌کنید.
• فکر نکنید که سیاست‌های سازمان می‌تواند مشکلات رایانامه را حل کند، بر آنچه در کنترل شما است تمرکز کنید: یعنی رفتار خودتان.

موردکاوی شماره 1
ایجاد یک سامانه و عمل به آن
       آنا دوترا، مدیرعامل شرکت کرون/فری اینترنشنال، با این ویژگی شناخته شده است که به همه رایانامه‌هایی که دریافت می‌کند ظرف 24 ساعت پاسخ می‌دهد، بدون توجه به اینکه رایانامه از طرف چه کسی است، اما او احساس نمی‌کند که زمان زیادی را به رایانامه اختصاص می‌دهد. او می‌گوید «من سامانه ای دارم که برای من کارآمد است». او نیاز به این فرآیند را زمانی حس کرد که مسوولیت رهبری روش‌های راهبردی سازمانی جهانی را برعهده داشت و هر روز 250 تا 300 رایانامه دریافت می‌کرد. هر چند این تعداد اکنون کمتر شده است (طبق گفته او حدود 120 رایانامه در روز) اما او هنوز قادر است به همه رایانامه‌ها بپردازد و صندوق پستی خود را خالی کند. او می‌گوید «رایانامه‌ها هر چه بیشتر انباشته شوند، پیگیری آنها و تشخیص اینکه کدام مهمتر هستند مشکل‌تر می‌شود».
       آنا هرگاه که صندوق پستی خود را باز می‌کند، یک فرآیند چهارمرحله‌ای را طی می‌کند. او ابتدا هر چه را بتواند پاک می‌کند: دعوتنامه، هرزنامه1 و غیره. سپس رایانامه‌ها را بر مبنای موضوع مرتب می‌کند. به این ترتیب، آخرین نامه از یک گفت‌وگو را می‌خواند. او نامه‌های قبلی مربوط به این گفت‌وگو را نمی‌خواند مگر آنکه لازم باشد. او می‌گوید «ممکن است مشکل از قبل حل شده باشد». سپس به سراغ نامه‌هایی می‌رود که برای او رونوشت ارسال شده تا ببیند آیا موضوع فوری که او باید در جریان باشد وجود دارد یا خیر. آخرین کاری که می‌کند این است که به پیام‌هایی که می‌تواند فورا به آن بپردازد پاسخ می‌دهد و بقیه فایل‌ها را در در پوشه مربوط ذخیره می‌کند. به عقیده او ارسال پاسخ سریع، احترام گذاشتن به طرف مقابل است. او می‌گوید «حدود 20 تا 30 ثانیه طول می‌کشد تا در یک رایانامه توضیحات لازم نوشته شود». به عقیده او بسیاری از مشکلات توسط رایانامه حل می‌شود و تصمیمات زیادی از این طریق گرفته می‌شود و پاسخ ندادن کاری غیرمسوولانه است. او در عین حال به افرادی که با آنها کار می‌کند آموزش نیز می‌دهد. او می‌گوید «اگر می‌خواهید آنچه برای من می‌فرستید بخوانم آن را کوتاه بنویسید». او همچنین از افراد می‌خواهد در موضوع نامه خود ذکر کنند «اقدام لازم است» یا «اقدام لازم نیست- فقط برای اطلاع». هر زمان که وقت اضافه‌ای داشته باشد، مثلا در اتومبیل یا زمان انتظار برای قرار ملاقات، به رایانامه‌ها می‌پردازد. به عقیده او زمانی که صرف رسیدگی به رایانامه‌ها می‌شود بار اضافه‌ای برایش ایجاد نمی‌کند. اتفاقا بر عکس. او می‌گوید «این کار به هیچ وجه مسوولیت سنگینی نیست بلکه فوق‌العاده است».
1- spam

موردکاوی شماره 2
متوقف کردن منبع
       فرانک ساپر، رییس شرکت اوپن بوک لرنینگ است که برای مدارس دولتی آمریکایی نرم افزار آموزشی تهیه می‌کند و به مدیران در زمینه کارآیی مشاوره می‌دهد. او مایل نیست رونوشت هیچ رایانامه ای را دریافت کند. او می‌گوید «اگر کسی این کار را انجام دهد او را سرزنش نخواهم کرد، اما شاید از آن شخص بپرسم چرا این رایانامه را برای من می‌فرستید؟» ساپر به دقت به رایانامه‌هایی که سال‌ها پیش در پست قبلی اش دریافت می‌کرد فکر کرد و از خود پرسید: آیا لازم است عملی از طرف من درباره این رایانامه‌ها صورت گیرد؟ اگر نیست، چرا باید رایانامه دریافت کنم؟
       در شرکت اوپن بوک، او افرادی که با آنها کار می‌کرد را تشویق می‌کرد تا فکر کنند علت ارسال یک رایانامه چیست و چه کسی باید آن را دریافت کند. او می‌گوید «ما در سازمان خود درباره این مساله سخت کار کردیم که افراد در یک رایانامه رونوشت نشوند مگر آنکه لازم باشد اقدامی انجام دهند.» هدف، فرونشاندن گفت‌وگو نبود بلکه اطمینان از این امر بود که موضوع به شخص مربوط باشد. او می‌گوید «همه می‌توانند با من ارتباط برقرار کنند. هر کس بخواهد برای من رایانامه بفرستد مرا در قسمت «خطاب به» قرار می‌دهد نه رونوشت.»
       مدیران در شرکت اوپن بوک درباره این قانون احساس اجبار نمی‌کنند. در واقع ساپر معتقد است با این روش کارمندان احساس آزادی بیشتری می‌کنند؛ چرا که حس می‌کنند به آنها در انجام کارشان اطمینان شده است. او نیز به عنوان رییس، از ابزارهای دیگری برای نظارت استفاده می‌کند. او می‌گوید «من باید اطمینان داشته باشم که معیارهای دیگری- به جز کنترل گفت‌وگوهای انجام شده میان آنها- برای ‌اندازه گیری کارایی افراد وجود دارد.» آیا روش عدم دریافت رونوشت حجم رایانامه‌های دریافتی او را کاهش داده است؟ او می‌گوید «من نمی‌دانم چه تعداد رایانامه دریافت می‌کنم. در هر صورت از شر آنها خلاص می‌شوم و آنها را به پوشه‌های دیگی منتقل می‌کنم. رایانامه ای در صندوق پستی من باقی نمی‌ماند. اما مطمئن هستم که حجم رایانامه‌های دریافتی من از همتایانم در سازمان‌های همتراز با سازمان ما کمتر است.»

 

با تشکر از جناب آقای خسرو سلجوقی بابت ارسال این مطلب