۲۰ پرسشی مدیران پروژه باید بپرسند

۲۰ پرسشی مدیران پروژه باید بپرسند

یکی از مهمترین مهارت های مورد نیاز یک مدیر پروژه توانمند، توانایی برای پرسیدن، جستجو در مورد پرسش ها و استقامت تا زمانی است که پاسخ روشن در مورد آنها به دست بیاورد است.

از بسیاری از مشکلات موجود در پروژه ها میتوان با پاسخ به سئوالات (اگر به طور کامل پرسیده شده باشد و پاسخی مناسب، روشن و تفصیلی به آن داده شده باشد) اجتناب کرد.

بخش هایی از پروژه ها آن طور که باید و شاید تعریف نشده اند. فرضیاتی در مورد اینکه چه کسی مسئول است، فرضیاتی در مورد آنچه که دقیقا به اهداف کسب و کار ارتباط دارد، آنچه سازمان به آنها دست خواهد یافت و… برخی از این موارد به شمار می روند.

شور و شوق آغاز و اجرای یک پروژه از مدیر پروژه گرفته تا اعضای تیم پروژه در همه به یک اندازه وجود دارد. اما مشخص بودن وضعیت اقتصادی پروژه تنها با دقت و اندازه گیری دقیق حاصل میشود. منافع یک پروژه ممکن است در صرفه جویی در زمان یا هزینه باشد، اما به همان اندازه نیز مملکن است در حفظ اعتبار کسب و کار تاثیر گذار باشد که می بایست با دقت در پیش بینی های یک پروژه به این موارد دست یافت.

هیچ لیست سئوالاتی همیشه جامع نیست. اما ۲۰ سئوالی که یک مدیر پروژه قبل از آغاز هر پروژه می بایست از خود بپرسد تا در هر پروژه یا سازمانی به موفقیت دست یابد، در زیر آورده شده است.

۱٫ اهداف کسب و کاری که باید در این پروژه به آن برسیم چیست؟

۲٫ منافع تجاری که اگر موفق شویم به آن میرسیم چیست؟

۳٫ نتایجی که در کسب و کار در صورت موفقیت یا عدم موفقیت پروژه نصیب مان میشود کدام است؟

۴٫ آیا راه ساده تری برای پیاده سازی این پروژه وجود دارد؟ گاهی اوقات راه حل های دیگری در دسترس هستند که از نظر هزینه تمام شده یک پروژه به مراتب کمترند.

۵٫ آیا معایبی در اجرای این پروژه وجود دارد؟ افزونگی کارکنان درگیر پروژه ممکن است یکی از مواردآشکار آن باشد.

۶٫ ذی نفعان اصلی پروژه چه کسانی هستند؟ این مهم است که مالک اصلی پروژه چه کسی است و آن شخص الزاما مدیر پروژه نیست.

۷٫ چه کسی مسئول و مختار است تا منابع پروژه (شامل زمان، افراد، منابع مالی) را اختصاص دهد؟

۸٫ چه کسی مسئول تحقیق و تصمیم گیری در مورد این موضوع است که آیا پروژه به خوبی پیش می رود یا خیر؟ ممکن است گروهی از افراد که اهداف متناقضی دارند بخواهند در این مورد قضاوت کنند.

۹٫ آیا گرفتن پروژه جدید در تحویل موفقیت آمیز پروژه جاری است؟ اگر چنین است یک گزارش کامل در مورد وضعیت پروژه جاری به دست آورد.

۱۰٫ کدام تحویل دادنی ها، معیارهای موفقیت پروژه بوده و نشان میدهد که به تمام اهدافمان دست پیدا کرده ایم یا خیر؟

۱۱٫ کدام محصولات یا تجهیزات جدیدی هستند که میتوانند در تحویل موفق پروژه اثرگذار باشند؟ مثلا آیا تیم مدیریت پروژه نرم افزار جدیدی را نیاز دارد یا خیر؟

۱۲٫ آیا تغییری در چینش کارکنان (استخدام جدید یا کاهش نیرو) لازم است؟

۱۳٫ آیا کارکنان درگیر در پروژه نیازمند آموزشهای جدید برای یادگیری فرآیندهای کسب و کار هستند یا خیر؟

۱۴٫ کدام افراد، تیم ها یا واحدهای کاری در این پروژه درگیر خواهند شد؟

۱۵٫ چه کسی مسئول مستندسازی الزامات تجاری با جزئیات بالا در پروژه است؟

۱۶٫ چه کسی مسئول تعیین ضرب الاجل نهایی برای پروژه است؟

۱۷٫ چقدر بودجه احتمالی در اختیار پروژه خواهد بود؟

۱۸٫ چه کسی مسئول تصمیم گیری درخصوص پذیرش یا حذف درخواست های کارفرما در هنگام اجرای پروژه است؟

۱۹٫ آیا تحویل پروژه منوط به آزمایش صحت عملکرد است و اگر هست، چه کسی مسئول آن خواهد بود؟

۲۰٫ چه کسی تصویب کننده تحویل دادنی های پروژه در پایان کار است؟

سئوالات بسیاری را میتوان پرسید تا اطمینان یافت که یک پروژه به درستی شروع و خاتمه خواهد یافت. اما فقط مطرح کردن سئوالات کمکی به این موضوع نمیکند و در این میان دریافت پاسخ های روشن و مشخص تأثیر بسیاری در موفقیت یک پروژه خواهند داشت.

نوشته شده توسط محسن احمدی ، در تاریخ ۹ آذر, ۱۳۹۱ 

این مطلب ترجمه آزادی بود از اینجا